U najširem smislu, rukovodioci projekata (Project Managers) odgovorni su za planiranje, organizovanje sprovođenja i upravljanje završetkom određenih projekata, istovremeno osiguravajući da ti projekti budu realizovani u skladu sa budžetom i u vremenski predviđenom okviru. Nadgledanjem i kontrolom složenih projekata od početka do završetka, projekt menadžeri imaju potencijal da oblikuju poslovne aktivnosti organizacije, pomažući u smanjenju troškova, maksimiziranju efikasnosti kompanije i povećanju prihoda.
Konkretna zaduženja projekt menadžera zavisiće od njihove uloge, organizacije i vrste projekata za koje je menadžer zadužen. Međutim, svi projekt menadžeri dele odgovornosti u onome što se obično naziva „životni ciklus projekta“, i koji se sastoji od pet faza (ili procesa): pokretanje, planiranje, izvršenje, praćenje i kontrola, i zatvaranje. Iako je možda intresantno razmišljati o njima kao o „koracima“, oni to zapravo nisu. Umesto toga, to su procesi kojima se projektni menadžeri neprestano vraćaju tokom celog životnog ciklusa projekta.
1. Iniciranje
Menadžeri projekta započinju svaki novi projekat definisanjem glavnih ciljeva projekta, njegove svrhe i obima. Takođe identifikuju ključne unutrašnje i spoljne zainteresovane strane, razgovaraju o zajedničkim očekivanjima i dobijaju potrebna ovlašćenja za realizaciju projekta. Važna pitanja koja menadžeri projekta postavljaju tokom početne faze uključuju:
Zašto je projekat važan?
Koji je konkretan problem koji pokušavamo da rešimo?
Koji je željeni ishod?
Koji su kriterijumi uspeha projekta?
Ko su zainteresovane strane na ovom projektu?
Na koga utiče ovaj projekat?
Koji su zahtevi i ograničenja u okviru ovog projekta?
Koje pretpostavke iznosimo?
Kako će se projekat finansirati?
Šta je u našem delokrugu posla? Šta nije u našem delokrugu obaveza?
Da li je ovaj projekat već ranije izvršen? Ako jeste, kakav je bio rezultat? Koje informacije iz prošlog projekta treba uzeti u obzir u ovom projektu?
Važno je prepoznati da menadžeri projekta ovo ne rade sami. Često se menadžer projekta ne dodeljuje dok veći deo priprema nije završen. Čim se dodeli menadžer za određeni projekat, on ili ona bi trebalo u potpunosti da se uključe u gore navedeni posao.
2. Planiranje
Kada se projekat odobri, menadžeri projekata rade sa ključnim zainteresovanim stranama kako bi kreirali integrisani plan projekta usmeren na postizanje zacrtanih ciljeva. Plan uspostavljen tokom ovog procesa pomaže rukovodiocima projekta da nadgledaju opseg, troškove, rokove, rizik, pitanja kvaliteta i komunikacije. Tokom ove faze menadžeri projekta će dati ključne predloge i identifikovati zadatke koji se moraju izvršiti da bi se svaki od njih uspešno realizovao. Važno je napomenuti da se „planiranje“ projekta zapravo ne završava dok se projekat stvarno ne završi. Plan projekta trebalo bi tretirati kao živi dokument koji se neprestano razvija i menja tokom izrade projekta.
3. Izvršenje
Tokom ove faze, članovi tima izvršavaju posao koji je identifikovan u projektnom planu kako bi se postigli ciljevi projekta. Uloga rukovodioca projekta je da dodeli pojedinačna zaduženja i da osigura da se zadaci završavaju prema unapred utvrđenom rasporedu. Menadžer projekta takođe će: zaštititi tim od opstrukcija, olakšati rešavanje problema, voditi tim u radu prilikom promena u realizovanju projekta.
4. Nadgledanje i kontrola
Iako su navedeni kao četvrta faza, procesi nadgledanje i kontrola zapravo započinju na početku projekta i nastavljaju se tokom planiranja, izvršenja i zatvaranja. U fazi praćenja i kontrole rad menadžera projekta uključuje: nadgledanje napretka projekta, upravljanje budžetom projekta, osiguravanje postizanja ključnih performansi projekta, poređenje stvarnog učinka sa planiranim učinkom. Naravno, stvari se retko odvijaju tačno po planu. Zbog toga menadžer projekta mora biti dovoljno fleksibilan da radi u okviru plana projekta, ali se lako prilagođava potrebnim korekcijama kada je to potrebno.
5. Zatvaranje
Tokom ove faze, menadžeri projekata nastoje da osiguraju da su završene sve aktivnosti potrebne za postizanje konačnog rezultata. Tokom zatvaranja projekta, menadžeri projekata će: raditi sa klijentima kako bi dobili formalnu potvrdu da je projekat završen, osloboditi sve resurse (budžet ili osoblje) koji više nisu potrebni za realizaciju projekta, pregledati rad nezavisnih dobavljača ili partnera kako bi zaključili svoje ugovore i platili račune, arhivirali projektnu dokumentaciju za eventualnu buduću upotrebu.
Nakon završetka projekta, često se koristi analiza izrade projekta nakon njegove implementacije kako bi se identifikovale ključne odrednice u realizaciji određenog projekta, pri čemu se ističu pozitivni elementi u realizaciji projekta kao i način na koji se u budućnosti mogu izbeći eventualne poteškoće u završetku novih projekata.
Studenti MBS-a imaju priliku da steknu znanja nužna za uspešno vršenje pozicije projektnog menadžera upisom modula Poslovni menadžment, kao i sticanjem dodatnih znanja iz mnogobrojnih radionica i dodatnih kurseva koji su im na raspolaganju.
